Численні тенденції сприяють збільшенню кількості програмних активів, які використовують підприємства. Багато компаній прийняли програмно-визначені моделі мереж, обмінюючи апаратне забезпечення на програмне забезпечення для покращення контролю та надійності мереж. ІТ-команди тепер використовують інструменти з відкритим вихідним кодом, включаючи засоби автоматизації, для виконання завдань моніторингу, управління та оновлення. Бізнес-підрозділи замовляють власні хмарні інструменти, такі як «Програмне забезпечення як послуга», щоб оптимізувати роботу. А розробники використовують хмарні інструменти для розробки програм. Усе це створює швидкозростаюче програмне середовище, яке корпоративні команди мають відстежувати та керувати ним. Недавнє опитування показало, що організації з 500 до 2000 користувачів щомісяця використовують у середньому 1558 різних хмарних програм . Очевидно, що великі компанії використовують ще більше. Тому не дивно, що у 2023 році компанії витрачали 28% свого ІТ-бюджету на програмне забезпечення.
Лише 5,5% ІТ-лідерів повністю відстежують ліцензії на програмне забезпечення, які використовують їхні співробітники.
Управління програмними активами (SAM) — це дисципліна придбання, розгортання, підтримки, використання та припинення або ліквідації програмних рішень з метою зниження ризику та підвищення рентабельності інвестицій. ІТ-команди використовують різноманітні інструменти, щоб отримати цінні дані, аналітичну інформацію та звіти, які вони можуть використовувати для оптимізації ліцензування: зменшення використання програмного забезпечення, зменшення витрат, фокусування переговорів із постачальниками та легкого вирішення будь-яких суперечок, що виникають. Компанії, які досягли успіху в SAM, можуть заощадити до 25 відсотків свого річного бюджету програмного забезпечення, отримуючи економію, яку вони можуть спрямувати на інші ініціативи, такі як інноваційні програми.
Майже половина ( 49,96% ) усього програмного забезпечення не використовується працівниками, що означає марну інвестицію.
Провідні рішення для управління ІТ-активами з можливостями керування ліцензуванням програмного забезпечення забезпечують виявлення всього програмного забезпечення та ліцензій, а також можливості оптимізації на основі агентів і без них. Вони порівнюють поточне використання з кількістю ліцензій, виявляють заборонене програмне забезпечення, відстежують ліцензійні угоди та дати закінчення терміну дії, визначають куплене та встановлене програмне забезпечення та надають настроювані сповіщення. ІТ-команди використовують звіти та сповіщення, щоб оптимізувати процеси з часом.
Переваги вдосконалення керування активами програмного забезпечення
Для початку давайте розберемось з термінологією. ITAM (Asset Management) — це процес контролю та управління всіма інформаційно-технологічними активами в організації. ITAM охоплює ідентифікацію, інвентаризацію, відстеження та управління апаратними та програмними активами, а також пов’язаними з ними ресурсами, щоб організація могла ефективно використовувати, обслуговувати та оптимізувати ІТ-інфраструктуру. ITAM складається з двох складових частин — HAM (Hardware Asset Management) і SAM (Software Asset Management). У цій статті ми розглядаємо SAM, але все сказане стосується ITAM в цілому.
Посилення SAM надає підприємствам широкий спектр переваг для бізнесу. Вони включають:
- Автоматизуйте процеси відповідності: рішення ITAM переносять ручні процеси в Інтернет. Замість того, щоб фіксувати дані активів вручну в електронних таблицях, де вони швидко застарівають, ІТ-команди просто планують сеанс автоматичного виявлення. Інструменти ITAM можуть швидко оновлювати інвентаризацію програмного забезпечення всією ключовою інформацією, включаючи виробників програмного забезпечення, назви рішень, кількість придбаних ліцензій, дати поновлення, дані контракту та інформацію про власника.
- Зменште ризики ліцензування. Завдяки проактивному управлінню ліцензіями на програмне забезпечення за допомогою інструментів ITAM ІТ-команди допомагають своїм компаніям уникати таких проблем, як використання неліцензійного або простроченого програмного забезпечення, яке може призвести до негативних висновків аудиту та штрафів.
- Зменшення ризиків безпеці: програмне забезпечення може підвищити ризики безпеці, якщо воно працює з помилками, не підтримується або не виправлено загальні вразливості та ризики. Використання інструменту ITAM дає змогу ІТ-командам швидко з’ясувати, для яких рішень не вистачає останніх виправлень або оновлень, щоб вони могли визначати пріоритети з урахуванням ризиків.
- Забезпечте повну ефективність витрат: команди можуть використовувати аналітику для розробки бюджетів і прогнозування майбутніх змін. Вони також можуть виявити невикористане програмне забезпечення або зайві рішення, усуваючи непотрібні інструменти та консолідуючи їх, де це можливо. Коли працівники звільняються або переводяться на іншу роботу, компанії можуть повторно отримувати ліцензії, передаючи програмне забезпечення новим особам. Усі ці зусилля зменшують витрати програмного забезпечення, водночас забезпечуючи співробітникам доступ до рішень, які їм справді потрібні для роботи.
- Нижчі витрати на ліцензування: команди SAM можуть використовувати статистичні дані для домовленостей про поступки, як-от знижки на обсяги, знижки на дострокові платежі тощо. Крім того, вони можуть використовувати звіти ITAM для навігації у суперечках, надаючи дані про фактичну кількість ліцензій, щоб уникнути сплати небажаних витрат або штрафів.
- Удосконалення процесів життєвого циклу: за допомогою потужних процесів SAM команди розуміють, які рішення потрібні їхній компанії, як вони використовуються в бізнесі та які рішення становлять найменший ризик. Вони можуть використовувати ці дані для планування майбутніх покупок або переходу між інструментами.
Практичний приклад: вчіться у лідера SAM
Провідна лікарняна система США використовує рішення Device42, провідне рішення ITAM, яке автоматизує виявлення всього програмного, апаратного забезпечення та віртуалізованих активів за допомогою процесів як без агентів, так і на основі агентів. Корпорація Майкрософт поставила під сумнів кількість серверів Microsoft і операційних системи лікарні, прагнучи значно збільшити вартість ліцензій. ІТ-команда лікарні використовувала Device42 для визначення загальної кількості Windows Server, версій операційної системи, невиробничих екземплярів та інших ключових атрибутів.
Можливість точно підраховувати ліцензії та надавати надійні дані, прийняті корпорацією Майкрософт, заощадила лікарняній системі сотні тисяч доларів. Крім того, ІТ-команда підтвердила, скільки Windows-серверів і ядер було виділено кожному хосту гіпервізора, визначивши можливості для технології віртуалізації, ще більше зменшивши витрати.
Як досягти успіху?
Щоб отримати переваги для бізнесу, підприємства повинні розглядати SAM як справжню дисципліну, яку вони прагнуть постійно вдосконалювати. Ось кілька найкращих практик, щоб отримати виняткові результати.
- Створіть команду SAM. У той час як ІТ відповідає за керування активами програмного забезпечення, інші команди також беруть участь у процесах SAM. Ця група включає фінанси, які допомагають визначити загальний ІТ-бюджет; відділ закупівель, який досліджує рішення, веде переговори з постачальниками і отримує програмне забезпечення; юридичний, який перевіряє договори; HR, який озброює працівників інструментами. Крім того, підприємства можуть захотіти включити керівників управління ІТ-послугами, які можуть надати відгук про те, які рішення викликають найбільше інцидентів і експертів з безпеки, які можуть порадити, які рішення мають найбільш поширені вразливості та ризики. Разом ця група може розглянути повний набір питань, пов’язаних з оптимізацією процесів SAM.
- Створіть бачення SAM. Команда SAM може створити бачення, яке керуватиме її роботою, як-от розгортання найкращих у своєму класі рішень, які сприятимуть діловим операціям та інноваціям, зменшать ризики безпеки та забезпечать економію коштів у бюджеті з року в рік. Наявність спільного бачення допоможе команді зосередитися на правильних цілях.
- Розробка та документування процесів. Команда SAM має створити та задокументувати процеси, як-от частоту автоматичного виявлення активів, реагування на сповіщення та ескалацію процесів, а також частоту перегляду ліцензійних угод. Крім того, відділи закупівлі, ймовірно, розроблять посібники щодо того, як вести переговори щодо програмного забезпечення.
- Оптимізація процесів: маючи історичні дані та дані про тенденції, команда SAM може приймати кращі рішення, наприклад, відключати програмне забезпечення, що мало використовується, або швидко скорочувати зайві активи у разі злиття чи поглинання. Аналітикою та звітністю можна поділитися з іншими командами. Наприклад, команди ITSM можуть використовувати дані про вразливості, щоб визначити пріоритетність виправлення програмного забезпечення, зменшуючи найвищі ризики.
Покращуйте процеси керування програмними активами за допомогою рішення ITAM
У міру зростання кількості активів програмного забезпечення потреба в потужних процесах SAM стає ще більш важливою. Використовуючи ці найкращі практики, ІТ-команди можуть оптимізувати SAM, покращуючи продуктивність програмного забезпечення, зменшуючи ризики та повертаючи заощадження в бюджет. Фінансові директори, які прагнуть заощадити кошти, оцінять зусилля.
Бажаєте посилити свої процеси SAM? Для початку можете завантажити безкоштовну пробну версію з сайту Device42 чи звернутися до компанії Ідеалсофт, дистриб’ютора та постачальника рішень Device42, за консультацією / придбанням ліцензій.
