Питання застосування касових реєстраторів залишається одним із найбільш обговорюваних серед українських підприємців. Повернення повномасштабних штрафів у серпні 2025 року робить розуміння того, коли потрібна каса для ФОП, надзвичайно актуальним. Розглянемо всі аспекти детально.
Еволюція касових технологій
Реєстратор розрахункових операцій служить для фіксації всіх торговельних транзакцій. Традиційна каса ПРРО представлена апаратними пристроями, які можна побачити в торговельних мережах та закладах харчування. Але технологічний прогрес приносить програмні рішення.
Чому програмна каса (https://stcentr.com.ua/sota-kasa) для ФОП стає популярною? Вона встановлюється на будь-який цифровий пристрій від десктопа до мобільного телефону. Основні плюси: широкий функціонал, автоматизовані процеси, економія на опломбуванні, регулярному сервісному обслуговуванні та обов’язковій заміні обладнання через сім років.
Головне призначення касової системи – забезпечення фіскалізації, тобто інформування податкової про грошові надходження. ПРРО каса створює електронний документ з цифровим підписом і передає дані на державний сервер. Чек клієнту можна надати по-різному: роздрукувати, надіслати електронно або показати QR.
Законодавчі вимоги щодо РРО
Хто зобов’язаний використовувати касу в 2025 році:
Основні групи:
- Підприємці 2-4 груп (винятки існують)
- ФОП та компанії загальної системи
- ФОП з готівковими операціями (крім 1 групи)
- Онлайн-магазини з готівкою через доставку
Каса ПРРО необхідна для:
- Офлайн терміналів (POS у магазині)
- Онлайн-платежів (еквайринг на сайті)
- QR-розрахунків з еквайрингом
- Ключ-карт без автозарахування
- Кредитних програм
Урядова постанова №894: з 2025 року окремі торговці приймають картки скрізь. Раніше малі міста були винятком.
Більшість використовує термінали для карток, термінали = еквайринг = обов’язкова каса для ФОП.
Не потрібно: ФОП 1 групи, вендинг, виїзний продаж, власна агропродукція. З 2026 року практично всі матимуть касу.
Звільнення від касових зобов’язань
Без каси для ФОП можуть працювати:
Повне звільнення:
- Банківські IBAN-перекази
- Післяплата Укрпошта за договором
- Дистанційні послуги без офісу
- ФОП 1 групи готівка (крім фарми, акцизу, ювелірки, техніки)
Сільський роздріб без каси:
- РК + КОРО обов’язково
- Без інтернет-торгівлі
- Без акцизних товарів
- Без рішення місцевої ради
- Оборот до 167 мінзарплат
Сільські послуги (ремонт, приготування, прання) без найманців: РК + КОРО.
Важлива деталь IBAN: банківські канали. Небанківські термінали з транзитом = ПРРО каса.
Ключ-карти: транзит = каса (крім Приват24 зі своєю карткою).
Ще звільнення:
- Власновироблене з ордерами
- Квитки транспорт/метро/лотереї
- Пільговий патент
- Ринок готівка
- Кіоски преса (50% обороту)
ФОП третьої групи
Третя група використовує касу. Спрощенці-винятки:
- IBAN послуги
- Дистанційні послуги (IBAN без транзиту)
- Післяплата Укрпошта
Приклади професій: психологи, програмісти.
Фінансова відповідальність
Штрафи діють з жовтня 2023:
- 100% перший раз
- 150% повторні
ФОП 2-3 єдиноподатники без ПДВ до липня 2025: 25%/50%. З серпня 2025: 100%/150%.
Ризикові товари без пільг: фарма, акциз, ювелірка, техніка.
Додаткові санкції: звіти, стара каса ПРРО, стрічка, облік товару, правила використання, помилки РК та КОРО.
Зони бойових дій: штрафи не застосовуються.
