Сучасне робоче місце не було створено з урахуванням електронного розкриття інформації. Щороку з’являються нові платформи для співпраці, нові мобільні додатки, нові хмарні репозиторії, а тепер і абсолютно нова категорія цифрових матеріалів: контент, створений штучним інтелектом. Канали Slack, чати Teams, спільні диски, особисті пристрої, тимчасові повідомлення, хмарні архіви, синтетичні документи — все це може стати актуальним, адаптивним та доступним для пошуку. Для юридичних команд цей зростаючий всесвіт даних є одночасно золотою жилою та мінним полем. Завдання полягає не лише в їх зборі, а й у тому, щоб процес був виправданим, послідовним та відповідав мінливим судовим очікуванням.
Правила не змінилися, але дані змінилися. І швидко.
Велике розширення даних
Був час, коли більшість доступної для пошуку інформації зберігалася в електронній пошті або структурованих системах. Цей час давно минув. Сьогодні більшість комунікації на робочому місці відбувається на платформах, розроблених для швидкості та зручності, а не для збереження та виробництва.
Розглянемо новий ландшафт:
- Хмарні екосистеми, такі як M365 та Google Workspace, зараз містять більшість корпоративного контенту, але самі дані знаходяться в постійно мінливих середовищах із багаторівневими метаданими та складними структурами дозволів.
- Платформи для співпраці (Slack, Teams, Zoom, Webex) генерують динамічні, потокові мультимедійні розмови, які рідко нагадують статичні «документи».
- Мобільні джерела містять текстові повідомлення, зашифровані повідомлення, дані про місцезнаходження, контент додатків та метадані, що стосуються пристрою, — усе це може бути актуальним у судовому процесі.
- Контент, згенерований штучним інтелектом, додає нового роду: документи, які не мають автора-людини, історії версій, які не поводяться як традиційні файли, та синтетичні результати, які можуть відображати або не відображати доступні для виявлення факти.
Цей вибух нових можливостей не зробив викриття даних неможливими, але він зробив старі методичні рекомендації небезпечно неповними.
Викриття ризикованіше, ніж будь-коли
Суди вже сигналізують про те, що сучасні джерела даних не є необов’язковими. Кілька нещодавніх рішень підкреслили очікування, що організації розуміють (і зберігають) дані з хмарних систем, ефемерних повідомлень та програм для співпраці. Судді також не виявили терпіння до команд, які не зберігають або не надають ці дані просто тому, що формати незнайомі або технічно складні. Відсутність технічної вільності більше не є життєздатним виправданням.
Ризики проявляються у трьох основних сферах:
- Помилки зі збереженням. Ефемерні повідомлення, перезаписані версії або автоматично видалені чати можуть швидко призвести до претензій щодо знищення даних, особливо коли організації не можуть докласти розумних зусиль для збереження того, що важливо.
- Невідповідність метаданих. Сучасні платформи вбудовують кілька рівнів метаданих: часові позначки, редагування, реакції, потоки та взаємодії з користувачами. Нерозуміння цих структур може створити проблеми з автентичністю пізніше.
- Розрізнені робочі процеси. Юридичний відділ, ІТ, інформаційна безпека, відділ кадрів та відділ відповідності часто керують різними системами. Якщо команди не співпрацюють на ранній стадії, критично важливі джерела даних залишаються поза увагою або збираються непослідовно.
Коротше кажучи: викриття не просто ширше — воно більш крихке.
Discovery — стратегія для забезпечення захисту
Захист полягає не в прогнозуванні кожного джерела. Йдеться про побудову гнучких процесів, які можуть впоратися з будь-якими наслідками. Ось чотири стратегії, що визначають захищене виявлення у світі, де все можна виявити:
- Розширте свій інвентар даних за межі електронної пошти та спільних дисків. Ваша карта даних має відображати реальність, а не ностальгію. Це означає врахування:
- Slack, Teams, Zoom, Webex,
- SharePoint, Google Диск, Box, Dropbox
- Програми M365, що генерують видимий контент (Planner, Loop, Whiteboard, Yammer/Viva)
- Мобільні повідомлення та дані, що стосуються конкретного пристрою
- Контент, згенерований або модифікований штучним інтелектом
Захистний процес починається зі знання того, що існує та хто це контролює, навіть якщо ви не зберігаєте все це за замовчуванням.
- Розглядайте контент, створений штучним інтелектом, як частину ландшафту доказів. Незалежно від того, чи створюється він генеративними моделями, автоматизованими агентами чи вбудованими функціями платформи, контент на основі штучного інтелекту породжує нові питання:
- Чи його можна виявити?
- Як автентифікувати щось, що не має авторства людини?
- Які метадані доводять авторство, час або точність?
- Як ви демонструєте, що синтетичний вихід не був змінений після генерації?
Хоча стандарти все ще формуються, один принцип чіткий: ви повинні документувати, як ваші системи генерують, змінюють та зберігають результати ШІ. Суди очікуватимуть прозорості, навіть якщо технологія нова.
- Створюйте робочі процеси, які можуть швидко адаптуватися. Жорсткі робочі процеси не виживають у сучасних середовищах обробки даних. Натомість, для безпечного виявлення потрібне:
- Повторювані, але гнучкі робочі процеси
- Інструменти, які можна інтегрувати з хмарними API та програмами для співпраці
- Чітка комунікація між юридичним, ІТ-відділом та відділом безпеки
- Документовані рішення на кожному етапі справи
Коли джерела даних розвиваються, гнучкий робочий процес може розширюватися, щоб відповідати їм, не порушуючи захищеності.
- Інвестуйте в технічну компетентність, а не лише в інструменти. Навіть найкраща платформа не може вирішити проблему дефіциту навичок. Юридичні команди повинні розуміти різницю між експортом каналу Slack та збором його базових метаданих. Їм потрібно знати, де Teams зберігає чати зустрічей; їм потрібно розуміти, як Google Workspace створює версії документів.
А оскільки штучний інтелект стає частиною як даних, так і інструментів, що їх обробляють, компетентність стає ще важливішою. Коли команди розуміють системи, що стоять за даними, вони можуть перевіряти колекції, пояснювати рішення та протистояти викликам. Саме так виглядає захищеність у сучасну епоху.
Але давайте перейдемо від теорії до практики. Для оцінки ризиків викриття інформації нам потрібні програмні рішення для управління ризиками даних, які інтегрують eDiscovery, приватність даних, цифрову форензику та кібербезпеку. Такі інструменти допомагають забезпечувати захист на всіх етапах Discovery: від збереження даних до їхньої продуктизації, мінімізуючи ризики витоків, забезпечуючи відповідність нормам (наприклад, GDPR, PIPL чи FedRAMP) та оптимізуючи процеси за допомогою ШІ. Лідером галузі Discovery є компанія Exterro.
Основні рішення Exterro для захисту Discovery
Exterro пропонує уніфіковану платформу Data Risk Management, яка об’єднує інструменти для безпечного керування даними. Вона сертифікована за стандартами HITRUST, FedRAMP та TISAX, що гарантує високий рівень безпеки та конфіденційності.
| Рішення | Опис | Як забезпечує захист |
| E-Discovery Suite | Повний набір для керування eDiscovery: від збереження даних до аналізу та продуктизації. Автоматизує робочі процеси з ШІ-оркестрацією. | Захищає дані через дефенсивне (судозахищене) збереження, автоматизоване редагування чутливої інформації (PII), скорочення обсягів даних (наприклад, з 36 000 до <15 000 документів) та інтеграцію з 180+ джерелами даних без ризику витоків. Зменшує витрати та час (з 9 місяців до 2 тижнів). |
| FTK Forensic Toolkit Suite | Інструменти для форензичного збору, обробки та аналізу даних (швидкість: 40 000 документів/год, 10 000 email/хв). | Забезпечує forensically sound (форензично надійний) збір даних, віддалений доступ без агентів (наприклад, Exterro Remote Discovery для мобільних пристроїв), захищений від маніпуляцій. Ідеально для розслідувань, де потрібна court-ready доказова база. |
| Privacy and Data Governance Suite | Автоматизоване виявлення, класифікація та керування даними (Exterro OptiX360 для мапінгу даних). | Автоматично ідентифікує чутливі дані, застосовує політики утримання (retention) для сотень типів даних та юрисдикцій, дозволяє безпечно видаляти непотрібну інформацію. Підтримує відповідь на запити суб’єктів даних (DSAR) з верифікацією ідентичності та редагуванням. |
| Exterro Intelligence | Вбудований ШІ (машинне навчання, генеративний ШІ, Exterro Assist for Data). | Прискорює пошук і аналіз без ризику «чорної скриньки» — забезпечує аудиторність, точність та приватність. Допомагає реагувати на загрози, виявляти компрометовані PII та координувати з кібербезпекою. |
Переваги Exterro для захисту
- Мінімізація ризиків: Автоматизоване виявлення загроз, реакція на інциденти та дефенсивне видалення даних знижують шанси на штрафи чи судові проблеми.
- Безпека даних: Підтримка віддаленого доступу без агентів, шифрування та інтеграція з хмарними/локальними джерелами (мережа, мобільні, структуровані/неструктуровані дані).
- Відповідність нормам: Допомагає дотримуватися глобальних регуляцій, створюючи дефенсивні програми приватності та governance.
- Ефективність: Зменшує обсяги даних для обробки, прискорює розслідування та забезпечує точні інсайти для прийняття рішень.
- Підтримка в Україні: Exterro перетворює складні процеси eDiscovery на стратегічну перевагу для компаній в Україні, забезпечуючи автоматизований захист даних з ШІ та надійну локальну експертизу через дистриб’ютора Ідеалсофт (Idealsoft).
Давайте підсумуємо.
Кожного дня компанії у всьому світі платять мільйони доларів штрафів, втрачають репутацію та програють суди лише тому, що не змогли вчасно знайти, захистити чи правильно видалити потрібну інформацію.
Exterro закриває цю прогалину раз і назавжди: «Один інструмент. Один процес. Одна платформа, якій довіряють Fortune 500, державні органи та найбільші юридичні фірми світу».
«Ми скоротили час обробки великих справ з 9 місяців до 2 тижнів і при цьому стали на 100% впевнені в безпеці та відповідності всіх процесів», — саме так описують співпрацю з Exterro директори з комплаєнсу провідних корпорацій.
Тож майбутнє управління даними вже тут. Питання лише в тому, чи будете ви його частиною— чи платитимете за те, що залишилися в минулому. Якщо ви готові отримати такі ж результати — дверима до нового рівня захисту та ефективності є Exterro.
Час діяти.
